歯科医院が、歯科医院のためにつくった予約システム「ピスケスアポ」誕生の軌跡

誰でも簡単に使いこなせる予約システム ピスケスアポで受付の負担が大幅減

院長は当時、「どのスタッフでもすぐに使いこなせる」ことを望みました。現在よくあるシステムだと、抜歯だと●●分、虫歯の初期治療だと●●分と治療項目によって時間が固定されています。
しかし、ドクターの能力によっても、患者さんの口腔状況によっても、治療の時間は異なります。

「歯科医院は予約が全て」。
どう空き時間を埋めて効率よく回すかが歯科医院の経営で重要な要素だと考えていた院長と受付スタッフ。
ピスケスアポは、空席があれば席が取れる飛行機やレストランを予約するようなシステムとは、ちょっと違うんです。

単にチェアが空いているかだけではなく、ドクター、器具、他の患者さんの状況を総合的に判断して予約を入れることを可能にしました。 治療時間にしても、例えば同じ根っこ治療であっても、院長だと30分、新人ドクターだと45分かかり、患者さんの口腔状態によっても異なります。なので、治療時間が自由に調整できます。

さらに、電話がかかってきた時点で、どの患者さんからの電話なのか、次の予約日、処置内容を、カルテを出すことなく把握できるので、予約の変更がスムーズです。

このように、受付スタッフの的確な判断とピスケスアポの導入で、1台のチェアの稼働率が高まります。しかも、入力は手書きよりも驚くほど簡単。時間短縮になるので、少ない受付スタッフで対応することが可能。
その空いた時間を、受付スタッフは患者さんや他のスタッフへのフォローに使うことができるのです。

患者数の多い歯科医院は、案外受付スタッフの能力を重要視しています。予約の取り方次第で、来院患者数が増減することを知っているのです。ピスケスアポは、効率的な予約業務をお手伝いいたします。

ピスケスアポでキャンセル率低下 患者を待たせず、リピート率アップも

スタッフみんなで共有するために、ピスケスアポの画面は、院内どこからでも見ることができます。画面を見ると、どの患者さんが待合室にいるのか、治療中か、会計待ちなのか。また、キャンセルも一目でわかります。

患者さんの「歯科医院は予約制なのに待たされる」という不満の声から、時間に対してもっと意識が必要だと考え、待ち時間に応じて色が変わるシステムを開発。
予約時間から5分待たせると黄色、10分待たせると赤へと変わっていきます。

スタッフは、患者さんをお待たせしないよう画面を意識し、常日頃から心がけるようになります。スタッフみんなが時間を意識するようになると、患者さんをお待たせする時間が確実に少なくなるのです。さらに、全体の士気が高まり、チーム力アップにつながると言えるかもしれません。

また、歯科医院を悩ませるのが、キャンセルです。ピスケスアポなら、電話キャンセル、無断キャンセルなど、キャンセルの回数や内訳を把握できます。キャンセル防止には、携帯電話のショートメール(SMS)の配信システムを。リマインドメールすることで、キャンセル率が驚くほど低下します。

また、患者さん個人、歯科医院全体のキャンセル率も瞬時に把握できるので、キャンセル対策に大いに役立ちます。

「治療が終わったら終わりではなく、ひとりの患者さんに末永く通ってもらう」ことは、院長が重要視していたことの一つです。患者数を増やすためには、新しい患者さんを獲得するよりも、治療終了からリコールの患者さん、キャンセルになったまま足が遠のいている患者さんなど一度治療した患者さんのリピート率を高めるほうが効果的。そこに力を入れました。