歯科医院の予約・医院管理なら　歯科医院生まれのピスケス・アポ

院長は当時、「どのスタッフでもすぐに使いこなせる」ことを望みました。現在よくあるシステムだと、抜歯だと●●分、虫歯の初期治療だと●●分と治療項目によって時間が固定されています。
しかし、ドクターの能力によっても、患者さんの口腔状況によっても、治療の時間は異なります。

「歯科医院は予約が全て」。
どう空き時間を埋めて効率よく回すかが歯科医院の経営で重要な要素だと考えていた院長と受付スタッフ。
ピスケスアポは、空席があれば席が取れる飛行機やレストランを予約するようなシステムとは、ちょっと違うんです。

単にチェアが空いているかだけではなく、ドクター、器具、他の患者さんの状況を総合的に判断して予約を入れることを可能にしました。 治療時間にしても、例えば同じ根っこ治療であっても、院長だと30分、新人ドクターだと45分かかり、患者さんの口腔状態によっても異なります。なので、治療時間が自由に調整できます。

さらに、電話がかかってきた時点で、どの患者さんからの電話なのか、次の予約日、処置内容を、カルテを出すことなく把握できるので、予約の変更がスムーズです。

スタッフみんなで共有するために、ピスケスアポの画面は、院内どこからでも見ることができます。画面を見ると、どの患者さんが待合室にいるのか、治療中か、会計待ちなのか。また、キャンセルも一目でわかります。

患者さんの「歯科医院は予約制なのに待たされる」という不満の声から、時間に対してもっと意識が必要だと考え、待ち時間に応じて色が変わるシステムを開発。
予約時間から5分待たせると黄色、10分待たせると赤へと変わっていきます。

スタッフは、患者さんをお待たせしないよう画面を意識し、常日頃から心がけるようになります。スタッフみんなが時間を意識するようになると、患者さんをお待たせする時間が確実に少なくなるのです。さらに、全体の士気が高まり、チーム力アップにつながると言えるかもしれません。

また、歯科医院を悩ませるのが、キャンセルです。ピスケスアポなら、電話キャンセル、無断キャンセルなど、キャンセルの回数や内訳を把握できます。キャンセル防止には、携帯電話のショートメール(ＳＭＳ)の配信システムを。リマインドメールすることで、キャンセル率が驚くほど低下します。