CASE ピスケスアポ導入実績

ふるやしき歯科様

副院長古屋敷有子

ふるやしき歯科様は、
昨年導入いただき約１年が経ちました。

ピスケスアポを導入するまでは、見開きのノートに１週間分の予約を手書きで管理していました。手書きでの管理だと字が小さくて読みにくいので、患者さんから「いつ予約していましたか？」と問い合わせがあった時、「ちょっとお待ちくださいね」と言いながらも全くどこに名前があるのかわからない。見つけ出すのが大変でした。
しかも、見開きで１週間分の管理をしていたので、詳細な処置を記録できず、処置が重複することも時々ありました。歯周病処置の専用レーンをつくろうと考えていた時、同時に徹底した予約管理が必要だなと感じて。信用している先生に相談してみたのです。

その先生が、兵庫県ふくおか歯科理事長の福岡先生でした。ふくおか歯科のマネージメントを全て任されているチーフマネージャーの山田真由美先生が紹介してくださったのが、ピスケスアポ。
「簡潔で、パソコンに詳しくなくても見やすく、操作しやすくて便利だよ」と太鼓判を押され、すぐに導入を決めました。受付スタッフは、導入時に説明を受けると、戸惑うことなくすぐに使いこなせるようになって。わからない時には、電話１本ですぐに解決できるので、便利ですね。

以前は、予約ノートをそのままコピーしても字が小さくて読めないので、当日予約が入っている患者さんの名前は、手書きで大きく書き写して、みんなが見えるところに貼っていました。もう、あの紙の時代にはとても戻れませんね。ピスケスアポの予約画面は、受付、技工室、治療室から見ることができるので、キャンセルも当日入った予約もリアルタイムで状況を共有できる。どの患者さんが待合室で待っているのか、治療中なのか会計されているのがすぐに把握できて大変助かっています。

紙の時代は、どの患者さんが来ていないか、
とても把握できる状況ではありませんでした。

いうのも、予約なしで当日来ていただいた患者さんも、よっぽどのことがない限り、お断りすることなく受けていましたから。予約を取っていただいていた患者さんには申し訳ないのですが、予約なしの患者さんも含め、来た順番にこなすしかありませんでした。
なので、予約をしている患者さんをお待たせするなんてことも。今は、予約・受付管理がしっかりしているので、お待たせする時間も減りました。以前はとても手が回っていなかった予約時間を過ぎても来ていない患者さんには、「今日はどうされましたか？」と電話でお声かけして、次の予約につなげています。最近では、キャンセルが本当に少なくなりました。

以前は当日になって、「今日、あの患者さんの治療が入っている。補綴物がまだ届いていない」と大騒ぎになることも時々ですがあったんです。受付スタッフに電話してもらって。「大変申し訳ございません、予約を変更して頂いてよろしいでしょうか？」とお願いすることもありました。それに、外科手術がいくつも重なってしまっている時は、私と院長が必死になって治療を行う。今は、事前に予約内容を把握できるのできちんと事前に準備ができるし、処置内容も予約の時に考えて入れるので、そんなことは全くありません。

自分の担当患者さんが次にいつ来るかを把握したり、１日の治療の流れを確認したりと、スタッフひとりひとりが動きやすくなりましたね。状況が一目でわかるので、当日予約を入れたいという患者さんは、手が回らない時はお断りして、別の日にお願いします。ありがたいことに、うちを気に入ってくださっている患者さんは、待ってくださいます。「ふるやしき歯科さんがいい」。そう言っていただける患者さんを増やしていきたいですね。現在、１日に治療できる患者さんの数は70人ぐらい。当日予約を受けていたら100人ぐらいになって、それこそパンクしてしまいます。なので、予約管理を徹底して、うまくまわしています。

診察券のカード導入は、迷ったのですが
本当に導入して良かったですね。

今までは、診察券に予約日を手書きですよ。ピスケスアポに予約を入れると、自動的にカードに印字されるから、予約の日付と曜日がずれたり、患者さんが勝手に日付を書き直してしまったりと、予約に関するトラブルが一切なくなりました。案外、診察券をなくされる患者さんが多かったのですが、３回なくすと次から有料にしたところ、なくす人が減りましたね。